Planung bei Hilfe Daheim – Wettlauf mit der Zeit

Wir versorgen unsere Kunden an 365 Tagen im Jahr – zwischen den ersten Einsätzen am Tag um 5:30 Uhr und den letzten Besuchen gegen 23:30 Uhr. Dabei reichen die Leistungen von Einkaufen oder Haushaltshilfe bis zu komplizierten und pflegerisch anspruchsvollen medizinischen Versorgungen. Deshalb besetzen unsere Pflegekräfte Berufsbilder von Krankenschwestern mit weiteren Zusatzausbildungen bis zu Frauen und Männern, die aus anderen Berufen gekommen sind und nun als Pflegeassistenten und Betreuungskräfte arbeiten. Das ist aber nur ein Punkt für die Planung von ca. 250 täglichen Einsätzen mit einer Unmenge von verschiedenen anderen Parametern, die zu berücksichtigen sind.

Unsere Mitarbeiter haben viele verschiedene Qualifikationen, die für verschiedene Leistungserbringungen eingesetzt werden können. Um es komplizierter zu machen, stellen die verschiedenen Krankenkassen unterschiedliche Anforderungen an die Ausbildung der Mitarbeiter für die verschiedenen medizinischen Leistungen. Bei der einen Kasse wird eine bestimmte Leistung anders eingestuft als bei einer anderen.

Zu welcher Uhrzeit muss der Kunde besucht werden? Die morgendliche Insulinversorgung kann nicht erst mittags stattfinden, auch wenn in der gleichen Straße ein anderer Kunde wohnt, für den wir einkaufen und z.B. das Mittagessen zubereiten oder gelieferte Mahlzeiten ans Bett reichen. Obwohl in derselben Straße, können z.B. diese Kunden nicht zeitgleich versorgt werden, da für die jeweiligen Einsätze unterschiedliche Qualifikationen notwendig sind.

Immer unterwegs und zur richtigen Zeit am richtigen Ort: die Mtarbeiter von Hilfe Daheim. Foto: A. Gatz

Familienfreundlicher Betrieb

Wir haben Kunden, die Morgenmenschen sind und damit nicht gut bedient, wenn wir um 11:00 Uhr zum Morgeneinsatz kämen. Am liebsten wollen sie uns um 5:30 hr sehen, weil sie dann schon wach sind. Eine andere Gruppe bekommen wir vor 9:00 Uhr nicht wirklich „wach“… Wir versorgen Kunden mit bis zu fünf Einsätzen pro 24 Stunden-Zyklus, die zeitlich sinnvoll verteilt werden müssen. Daraus ergibt sich wiederum die Herausforderung, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit vor Ort zu haben.

Wir sind mehrfach als familienfreundlicher Betrieb ausgezeichnet worden. Das bedeutet aber gleichzeitig, dass unsere Mitarbeiter ihre individuell familienbedingten Arbeitszeiten an uns vorgeben. Und das nicht nur in der Anzahl der Wochenstunden, die bei uns bei den aktuellen Mitarbeitern 15 Stunden bis 40 Stunden betragen! Sondern es ergeben sich auch individuelle unterschiedliche Zeiten von Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Das machen diese Mitarbeiter nicht, um uns zu ärgern, sondern weil es eben ihre persönlichen Lebens- und Familiensituationen so notwendig machen. Nur durch gemeinsamen Einsatz von Softwarelösungen und intellektueller Leistung ist diese Einsatzplanung möglich. Ein Pflegedienst, der das nicht schafft, wird viele Mitarbeiter verlieren.

Keiner unserer Mitarbeiter arbeitet mehr als fünf Tage am Stück und jeder hat mindestens fünfeinhalb Wochen Urlaub plus die gesetzlichen Feiertage. Das   bedeutet für die Einsatzplanung ein weiterer Parameter, der zu beachten ist. Häusliche Pflege bedeutet, Menschen arbeiten an Menschen. Auch unsere besten und erfahrensten Mitarbeiter sind keine „gut geölten“ Maschinen… Auch wenn HILFE DAHEIM das beste Team der Welt hat, kann es zu plötzlichen Ausfällen kommen. Dann muss die Einsatzleitung spontan eine komplette Tour neu erarbeiten!

Nicht ohne mein Team: das HDH-Team ist keine Maschine, aber eine Einheit. Foto: A. Gatz

Kein Paketdienst

Unsere Kunden planen nicht im Voraus, wann sie unsere Hilfe benötigen. Damit ist ein „neuer Kunde“ immer eine kurzfristig für die Einsatzplanung zu lösende Aufgabe. Ein Ehepartner ruft an, Kinder, der Hausarzt… unsere Hilfe wird meistens sofort benötigt. Krankenhausentlassungen finden auch fast nie mit einigen Tagen Vorlauf statt, sodass wir auch dann fast immer kurzfristig planen müssen.

Und jetzt kommt ein wirklich „dicker Brocken“: Als Paketdienst kann ich dem Computer anweisen, die auszuliefernden Pakete in der optimalen Reihenfolge in der Fahrstrecke zu planen. Aber schon bei den bisher angesprochenen Punkten wird klar, die Planung ist nicht so einfach wie bei einer Paketauslieferung…
Das bedeutet im richtigen Leben in der Einsatzplanung, dass alle diese Punkte zu beachten sind. Ist die Planung für die Abend- und Nachteinsätze als Touren zu Mittag tatsächlich abgeschlossen und meldet sich dann ein Hausarzt oder das Krankenhaus mit einem neuen Kunden oder wird ein Mitarbeiter arbeitsunfähig, beginnt die Tourenplanung zwar nicht von vorne, sie muss aber überprüft werden; wieder sind viele Punkte zu beachten.

Einsatzplanung bei Hilfe Daheim: die Tourenplanung ist immer eine Herausforderung. Foto: A. Gatz

Einsatzplanung

Die Einsatzplanung ist einer der herausforderndsten Arbeitsplätze bei HILFE DAHEIM. Ich bin als Senior des Teams dankbar, eine so kompetente und im größten Stress nachdenkende Mitarbeiterin zu haben. Anna Gatz ist nun schon 12 Jahre bei HDH, angefangen als Studentin, während sie an der Universität Hamburg ihren Master in Biologie gemacht hat. Seit 7 Jahren ist sie nun für die Einsatzplanung verantwortlich. Ihre zuverlässige Partnerin ist Nadja Wendt, die nun auch schon 12 Jahre bei uns ist. Und während der Corona-Zeiten müssen sie zusätzlich miteinander arbeiten, ohne dass sie gleichzeitig im Büro sein dürfen…

Und übrigens – es gibt noch weitere Punkte zu beachten, die nicht alle hier aufgezählt werden sollen. Ich ziehe meinen Hut (oder besser Baseball-Kappe) vor diesen beiden langjährigen Mitarbeiterinnen. Vielleicht kann man jetzt etwas besser verstehen, warum es erstens nicht immer möglich ist, auf individuelle Kundenwünsche spontan einzugehen und es zweitens einfach nicht möglich ist, immer zur gleichen Zeit bei den Kunden zu sein. Es ist in Wahrheit eine Leistung, wenn die Versorgungen unserer Kunden in einem vernünftigen und fachlich korrekten Zeitkorridor stattfinden.

Johannes Tamme
Geschäftsführer Hilfe Daheim

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